1. Unidad de Informática
Objetivo
Administrar y proveer servicios informáticos y de comunicaciones para el procesamiento de datos y acceso a la información, así como implantar la infraestructura tecnológica necesaria para el desarrollo institucional.
Unidad Administrativa de quien Depende: Despacho del Fiscal de Cuentas
Funciones
- Establecer políticas para la adecuada organización del área de informática que le permita cumplir sus actividades con eficiencia y eficacia, contribuyendo al desarrollo de las atribuciones de la entidad.
- Diseñar controles para preservar la integridad de la información que procese la institución.
- Establecer mecanismos de seguridad en la utilización de los programas, almacenamiento de datos y mantenimiento de los equipos.
- Elaborar planes de contingencia que establezcan procedimientos para evitar las interrupciones de las operaciones de los sistemas de informática.
- Diseñar, proponer e instaurar normas y procedimientos en materia informática.
- Coordinar y orientar en materia de tecnología computacional y en la adquisición e implantación de programas informáticos.
2. Oficina Institucional de Recursos Humanos
Objetivo
Diseñar el Sistema de Recursos Humanos que regule la planeación, la organización del trabajo, el acceso al empleo, la evaluación del rendimiento, la compensación, el desarrollo, la responsabilidad laboral, las relaciones humanas y la desvinculación de la entidad.
Unidad Administrativa de quien Depende: Despacho del Fiscal de Cuentas.
Funciones
- Elaborar normas y programas en materia de gestión del recurso humano.
- Administrar los programas de reclutamiento, selección y contratación del personal, clasificación y valoración del puesto, capacitación, bienestar del servidor público y acciones de personal, tales como nombramientos, vacaciones, licencias, registro y control, entre otros.
- Elaborar, supervisar y evaluar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos en el desarrollo de los programas del Sistema de Recursos Humanos.
- Organizar y mantener actualizado un sistema de información sobre el personal de la entidad.
- Determinar las necesidades de capacitación del personal de la entidad y velar por su capacitación permanente.
- Las demás que le asignen los reglamentos.
3. Secretaría de Administración y Finanzas
Objetivo
Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los servicios administrativos y financieros que se brindan a las distintas dependencias que integran la institución. Unidad Administrativa de quien
Depende: Despacho del Fiscal de Cuentas
Funciones
- Dirigir, coordinar, controlar y supervisar las actividades administrativas, financieras, funcionales y operativas para el buen funcionamiento de las distintas unidades administrativas que integran la Fiscalía de Cuentas.
- Garantizar la provisión eficaz, oportuna y racional de los servicios y adquisición de inventario, los servicios generales y administrativos y de administración de documentos.
- Coordinar la elaboración, ejecución y administración del Presupuesto de la entidad.
- Desarrollar y ejecutar las estrategias institucionales que faciliten la correcta ejecución financiera de la institución.
- Velar por el estricto cumplimiento de las normas y reglamentaciones administrativas y contables y las instrucciones emitidas por Despacho Superior.
- Las demás que por Reglamento le correspondan o le sean asignadas. Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con los Departamentos de Presupuesto, de Compras y Proveeduría, de Contabilidad, de Tesorería, de Servicios Generales, y de Administración de Documentos.
3.1. Departamento de Presupuesto
Objetivo
Atender las necesidades presupuestarias de la Fiscalía de Cuentas, a través de la formulación, ejecución, registro, control, evaluación, cierre y liquidación del Presupuesto, de conformidad a las normativas emanadas de la Ley de Presupuesto y de las directrices emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República.
Unidad Administrativa de quien Depende: Secretaría de Administración y Finanzas.
Funciones
- Preparar el Anteproyecto de Presupuesto de la entidad.
- Notificar por medio de la Secretaría de Administración y Finanzas, a las diferentes unidades administrativas de la entidad, el presupuesto aprobado, a fin de asegurar su efectivo cumplimiento.
- Ejecutar las partidas presupuestarias de conformidad con los programas aprobados.
- Dar seguimiento, analizar y evaluar la ejecución física y financiera del presupuesto, e informar a las autoridades superiores las desviaciones o irregularidades en el manejo de las partidas presupuestarias y proponer los ajustes correspondientes.
- Emitir periódicamente informes sobre el estado del presupuesto.
- Preparar debidamente sustentadas, las solicitudes de créditos extraordinarios cuando así lo requiera la entidad.
- Las demás que las leyes y reglamentos le impongan.
3.2. Departamento de Contabilidad
Objetivo
Efectuar el registro sistemático de las operaciones financieras de acuerdo a los principios generalmente aceptados, normas y procedimientos de contabilidad gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República a fin proveer información confiable, relevante y comparable que facilite la toma oportuna de decisiones.
Unidad Administrativa de quien Depende: Secretaría de Administración y Finanzas.
Funciones
- Efectuar los registros financieros, presupuestarios y patrimoniales de la entidad.
- Llevar los registros contables de la Fiscalía de Cuentas, de conformidad con lasnormas y procedimientos establecidos.
- Elaborar los informes periódicos sobre la situación financiera y presupuestaria de la entidad.
- Mantener el registro y control de los activos de la entidad, incluyendo la flota vehicular y las pólizas de seguros.
- Suministrar la información necesaria para la ejecución de auditorias.
- Programar, organizar, dirigir y controlar los registros financieros y contables de la institución por medio de instrumentos y métodos establecidos que proporcione información cuantitativa para la toma de decisiones. Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la Sección de Bienes Patrimoniales.
3.2.1. Sección de Bienes Patrimoniales
Objetivo
Registrar, custodiar, conservar y mantener actualizado el inventario de los bienes delEstado asignados a la Fiscalía de Cuentas.
Unidad Administrativa de quien Depende: Departamento de Contabilidad.
Funciones
- Velar por la conservación, mantenimiento y uso adecuado de los activos de lainstitución.
- Inventariar, custodiar y mantener un registro descriptivo de las características de los bienes de la Fiscalía de Cuentas y su ubicación, de acuerdo con las normas, procedimientos y directrices emitidas por Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas.
- Realizar auditorias físicas y avalúos de los bienes propiedad de la entidad.
- Intervenir en la recepción, destino y mantenimiento de los bienes adquiridos por cualquier concepto, que pasen a formar parte de los activos fijos de la entidad.
- Participar en la investigación administrativa para establecer responsabilidades por el uso indebido, hurto o desaparición, entre otros, que afecten el patrimonio del a institución.
- Asesorar y presentar información periódica y oportuna a la Secretaría de Administración y Finanzas, en materia de registro y controles de los bienes patrimoniales adscritos a la Fiscalía de Cuentas.
3.3. Departamento de Compras y Proveeduría
Objetivo
Adquirir los bienes y servicios requeridos por la Fiscalía de Cuentas, a través de los procedimientos y normas establecidos para tal fin y garantizar su abastecimiento oportuno que satisfagan los requerimientos cualitativos y cuantitativos de la entidad.
Unidad Administrativa de quien Depende: Secretaría de Administración y Finanzas.
Funciones
- Coordinar, dirigir y supervisar la programación para la adquisición de bienes y servicios que requiera la Fiscalía de Cuentas.
- Elaborar políticas de compras dirigidas a la optimización de los costos del proceso de adquisición, transporte, almacenaje y distribución de los bienes a las diferentes unidades administrativas de la entidad.
- Tramitar las solicitudes de bienes y servicios que le presente las diferentes unidades administrativas, previa verificación de la partida presupuestaria y debida autorización.
- Registrar en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas las solicitudes de bienes y servicios que la entidad necesite adquirir.
- Mantener actualizada la información sobre precios, calidad, proveedores y demás elementos que faciliten la toma de decisiones en cuanto a la adquisición de bienes y servicios.
- Dirigir y coordinar los actos públicos y participar en la elaboración de los Pliegos de Cargos.
- Coordinar con el Almacén, la reposición de los bienes y materiales de la institución.
- Las que le asignen las leyes y reglamentos. Para el desarrollo de sus funciones, esta unidad administrativa cuenta con la Sección de Almacén.
3.3.1. Sección de Almacén
Objetivo
Controlar las entradas y salidas de materiales y equipos de la unidad, solicitados por las distintas unidades administrativas de la entidad y mantener actualizado su inventario.
Unidad Administrativa de quien Depende: Departamento de Compras y Proveeduría.
Funciones
- Recibir, revisar, almacenar, custodiar y distribuir entre las distintas unidades administrativas, los materiales y equipos que adquiera la institución.
- Llevar un registro y control de la existencia, costo, recepción, registro, rotación y despacho de los bienes y servicios que adquiera la institución.
- Clasificar los materiales, previo a su almacenamiento, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
- Hacer entrega oportuna de los bienes y equipos a las distintas unidades administrativas de la institución.
3.4. Departamento de Tesorería
Objetivo
Administrar en forma eficaz la liquidez de la caja de la Fiscalía de Cuentas, aplicando los principios de eficiencia financiera y atender las erogaciones que la entidad debe ejecutar en concepto de adquisición de bienes y servicios.
Unidad Administrativa de quien Depende: Secretaría de Administración y Finanzas.
Funciones
- Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades que se realizan en el Departamento.
- Efectuar los pagos por adquisición de bienes y servicios prestados a la institución.
- Revisar y autorizar los depósitos y retiros de fondos que se efectúen a través delbanco.
- Llevar registros y controles de los comprobantes de depósito y retiros bancarios y la entrega de cheques por servicios diversos.
- Custodiar el dinero en efectivo de la Caja Menuda asignada a la Secretaría de Administración y Finanzas.
- Programar las erogaciones de la Fiscalía de Cuentas, en función de la disponibilidad de los recursos.
- Llevar registros y controles de los comprobantes de depósitos y retiros bancarios y la entrega de cheques por servicios diversos.
- Cualquier otra función que le sea atribuida por ley o los reglamentos.
3.5. Departamento de Administración de Documentos
Objetivo
Llevar el control de recibo, registro y distribución de la correspondencia y documentación que ingrese y salga de la Fiscalía de Cuentas.
Unidad Administrativa de quien Depende: Secretaría de Administración y Finanzas.
Funciones
- Llevar un registro de los documentos que ingresen y salgan de la Fiscalía de Cuentas.
- Distribuir internamente la correspondencia que ingrese a la Fiscalía de Cuentas.
- Organizar la distribución externa de la correspondencia que deba ser entregada fuera de la Fiscalía de Cuentas.
3.6. Departamento de Servicios Generales
Objetivo
Atender las necesidades relacionadas con mantenimiento, seguridad, aseo, servicios públicos y transporte que para el cumplimiento de sus funciones, requieran las diferentes unidades administrativas de la entidad.
Unidad Administrativa de quien Depende: Secretaría de Administración y Finanzas.
Funciones
- Programar, organizar, controlar, ejecutar y supervisar los diferentes servicios generales que requieran las diferentes unidades administrativas de la Fiscalía deCuentas.
- Supervisar y realizar labores de mantenimiento preventivo y correctivo a las infraestructuras, equipos varios y mobiliarios de la entidad.
- Aplicar los procedimientos de seguridad interna de acceso, ingreso y salida a las instalaciones y predios de la entidad.
- Proveer los servicios de transporte a los funcionarios de la entidad que así lo requieran para el ejercicio de sus funciones.
- Controlar el uso de los vehículos y suministro de combustible de acuerdo a las normas y procedimientos que rijan la materia.
- Realizar las labores de aseo a las instalaciones de la entidad. Para el desarrollo de sus funciones, este Departamento cuenta con las áreas funcionales de Seguridad, Transporte, Mantenimiento.
